Waarom Excel niet volstaat voor CSRD-rapportage

‍

Veel bedrijven gebruiken Excel als eerste hulpmiddel om aan de slag te gaan met CSRD-rapportage. Tabellen zijn vertrouwd, flexibel en snel inzetbaar. Voor een eerste overzicht kan dat zinvol zijn.
In de praktijk blijkt echter dat de eisen van CSRD veel verder gaan dan wat Excel op lange termijn kan bieden.

Dit artikel geeft een overzicht van wanneer Excel zinvol kan worden gebruikt en wanneer meer gestructureerde oplossingen voor bedrijven nodig zijn.

‍

Excel versus Software: welke oplossing past bij CSRD?

‍

Met de CSRD wordt duurzaamheidsverslaglegging:

• uitgebreider
• gegevensintensiever
• relevant voor het examen
• jaarlijks terugkerend

In het kader van de CSRD moeten bedrijven niet alleen hun resultaten rapporteren, maar ook op transparante wijze aangeven hoe deze tot stand zijn gekomen. Dit omvat duidelijk omschreven processen, begrijpelijke beoordelingslogica en gedocumenteerde beslissingen in de loop van de tijd.

‍

Vooral in het begin kan het zinvol zijn om met Excel te werken, bijvoorbeeld om de eerste onderwerpen te structureren, gegevens te verzamelen of een basiskennis van de vereisten te ontwikkelen. Naarmate de CSRD-vereisten echter steeds diepgaander en complexer worden, blijkt al snel dat Excel slechts beperkt geschikt is.

‍

Zodra meerdere afdelingen betrokken zijn, gegevens regelmatig moeten worden bijgewerkt of controleerbare documentatie vereist is, bereiken op tabellen gebaseerde benaderingen hun grenzen. CSRD ontwikkelt zich daarmee van een eenmalige taak tot een continu managementproces dat op lange termijn gestructureerde processen en geschikte systemen vereist, en niet alleen afzonderlijke Excel-bestanden.

‍

Beperkingen van Excel bij de implementatie van CSRD

‍

1. Beperkte transparantie bij groeiende hoeveelheden gegevens

‍

Met toenemend aantal:

• Onderwerpen
• kerncijfers
• betrokken afdelingen

Er ontstaan al snel meerdere tabellen en versies. Hierdoor wordt het voor bedrijven moeilijk om een consistent totaaloverzicht te behouden en wijzigingen betrouwbaar te volgen.

‍

2. Traceerbaarheid en controle-eisen

‍

CSRD-rapporten worden onderworpen aan een externe controle. Controleurs verwachten:

• een duidelijke afleiding van de resultaten
• gedocumenteerde beoordelingscriteria
• traceerbare wijzigingen in de tijd

Excel biedt hiervoor slechts beperkte mogelijkheden. Met name een doorlopende audit trail kan alleen met veel handmatig werk worden weergegeven.

‍

3. Veel coördinatie nodig

‍

CSRD heeft betrekking op tal van vakgebieden. In Excel moeten gegevens:

• handmatig samengevoegd
• afgestemd
• gecontroleerd worden

Dit verhoogt de afstemming en bindt interne middelen, vooral wanneer processen jaarlijks worden herhaald.

‍

4. Gestructureerde weergave van de dubbele materialiteit

‍

De dubbele materialiteit vereist een duidelijke scheiding tussen impact- en financieel perspectief, gedefinieerde criteria en transparante beoordelingsbeslissingen.
In Excel is dit in principe mogelijk, maar vaak:

• moeilijk te begrijpen
• weinig gestandaardiseerd
• moeilijk reproduceerbaar

Dit kan een uitdaging zijn, vooral bij latere controles of interne vragen.

‍

‍

5. Schaalbaarheid over meerdere verslagjaren

‍

CSRD is een langetermijnproject. Gegevens, beoordelingen en processen moeten:

• jaarlijks bijgewerkt
• vergelijkbaar
• verder worden ontwikkeld

Excel is hiervoor slechts beperkt geschikt, omdat historische gegevens, wijzigingen en verantwoordelijkheden slechts in beperkte mate gestructureerd kunnen worden beheerd.

‍

Wanneer Software CSRD zinvol wordt

‍

Veel bedrijven komen tijdens hun voorbereiding op CSRD op een punt waarop de inspanningen aanzienlijk toenemen. De hoeveelheid relevante gegevens groeit, de vereisten worden complexer en de kwestie van de controleerbaarheid komt steeds meer in beeld. Uiterlijk dan wordt duidelijk dat handmatige, op tabellen gebaseerde benaderingen alleen nog maar met veel moeite beheersbaar zijn.

‍

Vooral voor bedrijven die onder de CSRD vallen, wordt Software dit punt vrijwel onmisbaar. De richtlijn vereist niet alleen volledige inhoud, maar ook een traceerbare documentatie van processen, beoordelingen en beslissingen over meerdere verslagjaren heen. Gespecialiseerde softwareoplossingen bieden hierbij ondersteuning door gegevens centraal te bundelen, processen te standaardiseren en verantwoordelijkheden duidelijk in kaart te brengen. Wijzigingen in inhoud of beoordelingen worden automatisch gedocumenteerd, wat latere controles aanzienlijk vergemakkelijkt.

‍

Maar ook voor bedrijven die niet direct onder de CSRD-verplichting vallen, kan het gebruik van Software zijn. Veel van deze bedrijven worden indirect beïnvloed, bijvoorbeeld door klanten, investeerders of banken die steeds vaker gestructureerde duurzaamheidsinformatie vragen. Wie vroeg inzet op een systematische aanpak, creëert transparantie, vermindert toekomstige omschakelingskosten en is beter voorbereid op komende wettelijke vereisten.

‍

Een ander voordeel is de samenwerking tussen verschillende afdelingen. CSRD-relevante gegevens worden niet op één plek gegenereerd, maar in verschillende afdelingen, zoals inkoop, HR, financiën of duurzaamheid. Software de samenwerking door duidelijke rollen te definiëren, afstemming te vereenvoudigen en informatie op één centrale plek beschikbaar te maken.

‍

Over het algemeen helpt het gebruik van Software CSRD van een complexe verplichting om te zetten in een beheersbaar, herhaalbaar proces. Zo wordt duurzaamheidsrapportage niet alleen beheersbaar, maar ook efficiënt en toekomstbestendig op de lange termijn.

‍

CSRD gestructureerd implementeren met cubemos

‍

cubemos helpt bedrijven om CSRD-vereisten systematisch in kaart te brengen – van dubbele materialiteit tot het documenteren van de resultaten.

Met cubemos kunnen bedrijven:

• Duurzaamheidsthema's gestructureerd vastleggen
• Impact en financiële materialiteit transparant beoordelen
• Beoordelingslogica op begrijpelijke wijze documenteren
• Verschillende afdelingen betrekken
• Examens voorbereiden

Zo ontstaat een duidelijk, herhaalbaar proces dat verder gaat dan afzonderlijke Excel-bestanden.

‍

Conclusie: Excel als instapmodel – Software oplossing voor de lange termijn

‍

Excel kan een goed startpunt zijn.
Voor een duurzame, controleerbare en schaalbare CSRD-implementatie bereiken tabellen echter al snel hun grenzen.

Bedrijven die CSRD als een continu proces beschouwen, hebben er baat bij om in een vroeg stadium te kiezen voor gestructureerde systemen en geschikte Software.

‍